Hulp & Handleiding

Een AI-telefonist is een digitale medewerker die uw inkomende gesprekken aanneemt, beantwoordt, doorvraagt waar nodig en u op de hoogte stelt. Ring AI praat vloeiend Nederlands, kan basisvragen over uw bedrijf beantwoorden, afspraken inplannen, en terugbelverzoeken noteren. U hoort de gesprekken terug als samenvatting of volledig transcript in het dashboard.

Ring AI is gemaakt voor het Nederlandse MKB en ZZP: zelfstandige ondernemers, kleine kantoren, dienstverleners, praktijken, installateurs, advocaten, makelaars, en bedrijven met 1–50 medewerkers die telefoongesprekken willen opvangen wanneer ze zelf bezig zijn. Niet ideaal voor 24/7 callcenters met tientallen lijnen tegelijk — daarvoor zijn enterprise-oplossingen geschikter.

Wij richten ons specifiek op het Nederlandse MKB: transparante prijzen vanaf €29,95, directe self-service registratie zonder verkoopgesprek, native koppelingen met Nederlandse telefonie-providers (KPN, T-Mobile, Vodafone, Voys, 3CX), volledig Nederlandstalige interface en support, en geen verplichte minimumduur. U bent in 5 minuten live, niet in 5 weken.

Onder de 10 minuten. Account aanmaken (1 min) → eigen Ring AI-nummer ontvangen (automatisch) → bot-prompt automatisch invullen via uw website (1 min) → bedrijfsinformatie aanvullen (3 min) → doorschakeling op uw bestaande lijn instellen via een GSM-code of uw provider-portal (5 min).

Ring AI klinkt natuurlijk en spreekt vloeiend Nederlands. De meeste bellers vermoeden in eerste instantie niet dat ze met een AI praten. Vraagt iemand er direct naar, dan is de AI daar eerlijk over. U bepaalt de stem (mannelijk/vrouwelijk, warm/zakelijk) en tone-of-voice via de bot-instellingen.

De AI biedt aan een terugbelverzoek aan te maken. U ontvangt direct een email met naam, nummer, tijdstip en samenvatting. Bij het Business-plan kunt u de AI ook live laten doorverbinden naar uw mobiel of dat van een collega.

Bij "doorschakelen bij bezet" landt de tweede beller direct bij Ring AI in plaats van de in-gesprek-toon. Geen meer wachtmuziek, geen omgehangen klanten — alles wordt netjes opgevangen en aan u doorgegeven.

Ja. In de bot-prompt kunt u expliciet opnemen dat de AI zich voorstelt als digitale assistent. Bijvoorbeeld: "Goedendag, ik ben de digitale assistent van [bedrijf]. Waarmee kan ik u helpen?" In sommige sectoren (zorg, juridisch) is transparantie verplicht of wenselijk.

De AI varieert haar antwoorden binnen dezelfde gesprek-context. Een vraag "kan ik een afspraak maken?" leidt nooit tot een identiek scripted antwoord — de AI past zinsbouw en woordkeuze aan op het verloop van het gesprek.

In het dashboard onder "Bot-configuratie" vindt u alle instellingen: bot-naam, begroeting, system-prompt (de instructies voor de AI), openingstijden en bedrijfsinformatie. Wijzigingen zijn direct actief bij het eerstvolgende gesprek.

U kunt kiezen uit diverse natuurlijke stemmen, zowel mannelijk als vrouwelijk, in verschillende karakters: warm en vriendelijk, zakelijk-professioneel, energiek, kalm. Standaard staat de stem op een natuurlijke vrouwelijke variant (marin).

Ja. Vul uw website-URL in en klik "Vul prompt". De AI leest uw website en stelt automatisch een bot-prompt op met informatie over uw diensten, openingstijden en contactgegevens. U kunt dit daarna handmatig bijschaven.

Ja. Stel uw openingstijden per dag van de week in. Buiten die uren gebruikt de AI uw aparte avond/weekend-bericht ("Ons kantoor is gesloten. Ik kan een bericht voor u noteren.") in plaats van de standaardbegroeting.

Ja, koppel uw Google Agenda of Microsoft 365 Outlook in het dashboard. De AI checkt automatisch beschikbaarheid en plant afspraken in op de momenten die u vrij hebt. U ontvangt een uitnodiging per email.

Voor de meeste gebruikers raden we "doorschakelen bij niet opnemen" aan: uw eigen telefoon gaat eerst over (3 keer bv.), en als u niet opneemt schakelt het gesprek naar Ring AI. U mist nooit een telefoontje, maar pakt zelf op als u kunt.

Op vaste lijnen is doorschakelen meestal gratis. Op mobiele abonnementen telt het doorgeschakelde gesprek vaak als uitgaand gesprek (uw mobiel "belt" Ring AI namens de oorspronkelijke beller). Bij ruime belbundels is dat verwaarloosbaar. Bij prepaid: check bij uw provider.

Ja, op elk moment. Op mobiel: GSM-code ##21# (alles uit), ##61# (niet opnemen uit), ##67# (bezet uit). Op vaste lijn: vergelijkbare codes met enkele *. Of via het portal/app van uw provider. Ring AI zelf blijft beschikbaar — u zet alleen de doorschakeling uit.

Vraag de klant op welke tijd ze belden, vanaf welke provider, en welk nummer ze draaiden. Wij kunnen het terugzoeken in de logs. Meestal blijkt het een incidentele routering-glitch bij de telecomprovider die binnen minuten oplost. Bij herhaling: laat het ons weten.

Ja. U houdt uw bestaande zakelijke nummer en schakelt het simpel door naar uw Ring AI-nummer. Uw klanten blijven gewoon naar uw bekende nummer bellen, Ring AI vangt op wanneer u niet beschikbaar bent.

Ja. Ring AI is ook uw telefooncentrale. In het dashboard onder Telefonie voegt u een toestel toe en krijgt u de SIP-gegevens (server ringai.nl, standaard poort 5060; of poort 5061 voor een versleutelde TLS-verbinding). Die zet u in uw toestel — klaar. Zie de stap-voor-stap-uitleg hierboven op deze pagina.

Ja. Installeer een softphone-app (op iPhone: Bria Mobile of Groundwire — die ondersteunen achtergrond-meldingen; op Android werkt ook Zoiper) en vul dezelfde SIP-gegevens in. Uw mobiel wordt dan een volwaardig kantoortoestel: u belt en wordt gebeld via uw vaste nummer, waar u ook bent.

€ 2,50 per gekoppeld toestel per maand, los van uw abonnement. Daarbovenop komen de belkosten voor uitgaande gesprekken volgens het geldende tarief. Inkomende en interne gesprekken zijn gratis. De telefoniekosten worden maandelijks apart gefactureerd.

Uw eigen toestellen kunnen elkaar onderling intern bellen. Toestellen van andere klanten kunnen uw toestellen nooit bereiken: elke klant zit volledig afgeschermd in een eigen omgeving. Internationaal bellen is standaard geblokkeerd, voor uw veiligheid tegen misbruik.

Een binnenkomend gesprek laat eerst de door u gekozen toestellen overgaan. Neemt niemand op, dan kan uw Ring AI-telefonist het gesprek automatisch overnemen — net zoals u gewend bent. Eén systeem voor uw toestellen én uw AI.

Nee. Ring AI vervangt uw telefooncentrale: u koppelt uw toestellen rechtstreeks aan het platform, met intern bellen, uitbellen via uw vaste nummer en AI-opvang. U kunt tot 9 toestellen koppelen; meer op aanvraag.

Google Agenda en Microsoft 365 Outlook Agenda via OAuth-koppeling. De AI ziet alleen beschikbaarheid (vrij/bezet) — niet de inhoud van uw afspraken — en kan nieuwe afspraken aanmaken op vrije momenten.

Via webhooks. Na elk gesprek stuurt Ring AI een JSON-POST naar uw eigen URL met de gesprek-data (beller, samenvatting, transcript, terugbelverzoek-flag). Werkt direct met Zapier, Make, n8n, HubSpot, Pipedrive en custom integraties. Native CRM-koppelingen zijn in ontwikkeling.

Bij het Business-plan: ja. U configureert toestelnummers en de AI verbindt door wanneer een beller daar expliciet om vraagt. Op Starter/Pro maakt de AI een terugbelverzoek aan in plaats van door te verbinden.

Ja. Bij Voys: ga naar Freedom → Belplan → Doorschakelen en zet uw Ring AI-nummer als bestemming. Bij 3CX: Toestel → Doorschakelen → Extern nummer. Bij FreePBX: Follow Me of Ring Groups met externe bestemming.

Wij slaan geen audio op. We genereren een tekst-transcript (via Whisper) en een korte samenvatting van het gesprek. Audio blijft alleen kortstondig in het werkgeheugen tijdens het gesprek en wordt daarna gewist.

Wettelijk verplicht in NL is alleen het melden van gespreks-opname, en wij nemen niet op. Voor transparantie raden we wel aan om in uw bot-prompt te vermelden dat er een digitale assistent meeluistert — sommige sectoren (zorg, juridisch) hebben striktere regels.

Standaard 12 maanden, daarna automatisch gewist. U kunt eerder verwijderen via het dashboard ("Gesprek verwijderen"). Bij accountopzegging worden alle gegevens binnen 30 dagen permanent verwijderd.

Ja. Wij hebben een verwerkersovereenkomst beschikbaar (zie deze pagina), gegevens worden binnen de EU verwerkt, geen audio-opname, transcripten worden alleen door u (de verantwoordelijke) ingezien. Subverwerkers (OpenAI, Migadu) zijn AVG-getoetst en EU-gehost waar mogelijk.

Bij opzegging blijft uw account 30 dagen passief — u kunt nog data exporteren of terugkeren. Daarna worden alle persoonsgegevens, transcripten en bot-instellingen permanent gewist. Uw factuurgegevens bewaren wij 7 jaar (wettelijk vereist).

Standaard Nederlands. De AI herkent automatisch wanneer een beller een andere taal spreekt (Engels, Duits, Frans, Spaans, Italiaans en meer) en schakelt mee. Voor consequent in één andere taal opereren kunt u dit instellen in de bot-prompt.

De AI past zich automatisch aan. Beller praat Engels → AI antwoordt Engels. Daarna terug naar Nederlands als de volgende beller weer Nederlands spreekt. Zelfde geldt voor andere ondersteunde talen.

Starter (€29,95/mnd): AI-telefonist, eigen 085-nummer, basis-dashboard, terugbelverzoeken via email, ~80 minuten audio per maand fair-use.
Professional (€65/mnd): + volledige transcripten, statistieken, agenda-koppeling, hogere belvolume-limiet.
Business (€95/mnd): + live doorverbinden naar collega, meerdere bots per tenant, CRM-integratie, prioriteit-support.

Ja, 14 dagen volledige toegang tot het Starter-plan zonder vooraf creditcard. U kunt op elk moment upgraden of stoppen. Geen verplichtingen.

De fair-use grens is ruim genoeg voor normaal gebruik. Komt u er structureel boven, dan benaderen wij u proactief om een passender plan voor te stellen. We zetten nooit eenzijdig uw dienst uit zonder eerst contact op te nemen.

Ja. Geen jaarcontract, geen opzegtermijn-fratsen. Opzeggen via dashboard of een mail naar info@ringai.nl. Tot het einde van de lopende maand blijft uw dienst actief.

Ja, upgrade of downgrade op elk moment via het Stripe-klantportaal (in het dashboard onder "Abonnement"). Bij upgrade direct actief, bij downgrade per volgende factuurperiode.

Aantal gesprekken (vandaag/week/maand), gemiste calls, openstaande terugbelverzoeken, gemiddelde gesprekduur, transcripten per gesprek, en de bot-instellingen. Plus uw eigen Ring AI-nummer en doorschakelinstructies.

Audio bewaren we niet. U krijgt per gesprek een AI-gegenereerde samenvatting plus het volledige tekst-transcript (regel-voor-regel wie wat zei), inclusief tijdstip, beller-info en eventuele terugbelverzoeken. Klik in de gesprekslog op een rij om het detail te openen.

Ja. Bij elk terugbelverzoek krijgt u direct een email met de samenvatting. U kunt het notificatie-emailadres aanpassen in het dashboard. Daarnaast: webhook-trigger bij elk gesprek voor wie eigen workflows wil koppelen.

Meestal komt dit door een tijdelijk drukke OpenAI-API of een hapering bij uw telecomprovider. Hangt het probleem aan? Meld het op info@ringai.nl met datum en tijd; we kunnen het in de logs nakijken.

Probeer harder spreken of in een rustige ruimte; achtergrondgeluid kan de spraakherkenning verstoren. Ook: check dat doorschakeling correct staat naar uw eigen Ring AI-nummer (niet het demo-nummer 085 10 99 000).

Na klikken op "Opslaan" verschijnt een groene bevestiging. Komt die er niet, dan is er iets misgegaan met de verbinding. Refresh de pagina en probeer opnieuw. Houdt het probleem aan? Mail info@ringai.nl met een schermafbeelding.

Controleer eerst of u uw eigen Ring AI-nummer gebruikt (uit dashboard), niet het demo-nummer. Op mobiel: druk *#21# om actieve doorschakeling te checken. Vaste lijn: bel uw eigen nummer vanaf een ander toestel om te testen.

Op het inlogscherm: klik "Wachtwoord vergeten?" — u krijgt een reset-link via email. Of log in met Google/Microsoft als u zo geregistreerd bent. Bij blijvende problemen: info@ringai.nl.